home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / MERGE.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-12-18  |  23KB  |  552 lines

  1.     
  2.                           Import or Output Data:
  3.  
  4.                                   Import:
  5.             Import a 12 or 13 field ASCII "comma delimited" file.
  6.                            see options '8' or '9'
  7.  
  8.                                   Output:
  9.     WordStar[TM]/MailMerge[TM]/WordPerfect[TM]/Microsoft [TM] Word 4.0
  10.               dBASE III [TM]/SBT [TM]/SourceMate [TM] Output
  11.                        Basica/Output Sequential File
  12.  
  13.                                  Overview:
  14.                                Options 1 - 7
  15.  
  16. Thesσ option≤ creatσ eithe≥ ß WordStar/MailMerge[TM]¼  WordPerfect[TM]¼  o≥ ì
  17. dBAS┼á  II╔ [TM▌ datß filσ usinτ thσ datß froφ you≥ Client/dBAS┼ II╔á file« ì
  18. Thσ newl∙ createΣ filσ end≤ iε thσ letters║ '.DAT'¼ .DEF'¼ '.SFº o≥ '.DBF'.
  19.  
  20. If used with Wordstar[TM],  the .DAT file can be used to print form  letters ì
  21. in  MailMerge[TM].   All character fields are  trimmed of trailing blanks to ì
  22. accommodate  your form letters.    Along with this data file,  the  Wordstar  ì
  23. option  creates  the beginning of  your form letter and puts it  in  a  file ì
  24. ending  in  the 3 letters '.DEF' (containing all the MailMerge[TM]  commands ì
  25. you need at the start of a form letter). 
  26.  
  27. If  used  with WordPerfect[TM],  the .SF file is the 'Secondary  File'  that  ì
  28. WordPerfect  uses  for merge letters,   where each field is  delimited  with ì
  29. CONTROL-R, and each record is delimited with CONTROL-E.]
  30.  
  31. If used with dBASE III [TM],  the '.DBF' file format is becoming a  standard ì
  32. data  file  format that many other programs are using for  their  respective ì
  33. data import function.
  34.  
  35. When used with Microsoft [Reg.  TM] Word 4.0,  the '.DAT' file contains the ì
  36. data or records that the Word 4.0 merge document requires. 
  37.  
  38.  
  39.  
  40. Thesσá option≤  wil∞ allo≈ yo⌡ t∩ outpu⌠ thσ ke∙ field≤ iε you≥ clien⌠ filσ ì
  41. t∩ aε externa∞ tex⌠ filσ tha⌠ can¼á  iε turn¼á  bσ useΣ b∙ ß worΣ processo≥ ì
  42. t∩ creatσ 'boilerplateº o≥ forφ letter≤ fo≥ yo⌡ automatically.
  43.  
  44. Based  on your selection criteria,  if any,  the program will  output  these ì
  45. fields: 
  46.      Sex ID, First name, Greeting, Last name, Company Name, Address1/2
  47.               City, State, Zip, Zip4, Phone number, Comments 
  48.  
  49.  
  50.                                ==============
  51.                                |  OPTION 1: |
  52.                                ==============
  53.  
  54.                              Selection Process:
  55. èAt option 1, you can input up to 7 search criteria as the basis for 
  56. your word processor merge file: 
  57.  
  58.              Last Name, First Name, Company, City, State, Zip,
  59.                                and Comments.
  60.  
  61. You  can  select whether you want only those records to  be  selected   that  ì
  62. have  all of criteria in every record or select out  records  regardless  of ì
  63. the  number of  matches made per record,   as long as at  least one match is ì
  64. made in any one record that is selected.
  65.  
  66. True  [or T] means all matches have to be made in any one record for it  to 
  67. be  selected.   False  [or F] means that as long as one match is made in  a 
  68. record it will be selected.
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                          Search Criteria Selection:
  73.                                  Option 1:
  74.  
  75. Yo⌡á caεá ente≥á an∙á word¼á   phrase¼á  o≥ codσ oεá whicΦá t∩á  basσá you≥ ì
  76. selection«á  Iµ  lef⌠ blank¼á   al∞ record≤ wil∞ bσ selecteΣ out«    Iµ yo⌡ ì
  77. makσá aε  entr∙ here¼á   thσ  prograφ wil∞ searcΦ througΦ thσá clien⌠á filσ  ì
  78. anΣ  selec⌠  ou⌠ onl∙ thosσ record≤ tha⌠ mee⌠ you≥ searcΦ criteria.
  79.  
  80. [Note that you can have up to 7 different codes or phrases entered here  and ì
  81. all   records will be pulled which have any one of them  or any  combination ì
  82. of them]
  83.  
  84.                                ==============
  85.                                |  OPTION 2: |
  86.                                ==============
  87.                 2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]  
  88.               [outputs into a 12 field, comma delimited file]
  89.  
  90.                              fields outputted:
  91.              SEX, FNAME, GREETING, LNAME, PROSPECT, ADDRESS1, 
  92.                  ADDRESS2, CITY, STATE, ZIP, ZIP4, PHONE-1
  93.  
  94. This  option is used to get data from the client file and output it  to  a ì
  95. file  that  can be used by WordStar/MailMerge[TM].   This  file can also  be ì
  96. used by BASIC and other languages and products.  In short,  any product that ì
  97. accepts  "comma delimited" files for input may accept the  file  created  by ì
  98. this option.
  99.  
  100. Froφá thσ WordSta≥ option¼á  yo⌡ wil∞ creatσ  tw∩ files«á   Thσ firs⌠á filσ ì
  101. namσá end≤á  iε  .DE╞ anΣ i≤ ß filσ tha⌠ caε bσ turneΣ int∩ ßá forφá lette≥  ì
  102. jus⌠á  b∙á callinτ  i⌠ u≡ iε WordSta≥ anΣ matchinτ i⌠ t∩ you≥ forφá letter«   ì
  103. I⌠á alread∙á contain≤  al∞ oµ thσ command≤ needeΣ b∙ WordSta≥ t∩á reaΣá thσ  ì
  104. Client/dBAS┼ II╔ datß filσ (.DAT).
  105.  
  106. The other  file is the .DAT file,  which contains all data that you want  to ì
  107. read  into WordStar.   It is formatted sequential file,  with all fields  in ì
  108. quotes and separated by commas. 
  109. è
  110.                                ==============
  111.                                |  OPTION 3: |
  112.                                ==============
  113.  
  114.                    3)  Output records to WordPerfect[TM] 
  115.             [outputs into a 14 field, CONTROL-R delimited file]
  116.  
  117.                              fields outputted:
  118.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  119.                     ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2
  120.  
  121. The  .SF  file  is  the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  122. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R,  and each record is ì
  123. delimited with CONTROL-E.]
  124.  
  125. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  126. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  127. save the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary  File' ì
  128. will be usable for purposes of mail merging.
  129.  
  130.                            [Similar to option B]
  131.  
  132.                                ==============
  133.                                |  OPTION 4: |
  134.                                ==============
  135.  
  136.                4)  Output records to dBASE III [Registered TM]
  137.  
  138.  
  139. With  option  4,  the '.DBF' file format is becoming a  standard  data  file ì
  140. format  that many other programs are using for their respective data  import ì
  141. function.  
  142.  
  143. Once  you assign a name to the dBASE III [TM] file you are  outputting,  the ì
  144. structure of that file is:
  145.  
  146. Field  Field Name  Type       Width    Dec
  147.     1  SEX         Character     19
  148.     2  FNAME       Character     20
  149.     3  GREETING    Character     20
  150.     4  LNAME       Character     20
  151.     5  PROSPECT    Character     40
  152.     6  ADDRESS1    Character     30
  153.     7  ADDRESS2    Character     30
  154.     8  CITY        Character     30
  155.     9  STATE       Character      2
  156.    10  ZIP         Numeric        5  < numeric representation of Zip codes
  157.    11  ZIP4        Numeric        4  < numeric representation of Zip+4 codes
  158.    12  ZIP_CH      Character      5  < character representation of Zip codes  
  159.    13  ZIP4_CH     Character      4  < character representation of Zip+4 codes
  160.    14  PHONE_1     Character     13
  161.    15  COMMENT1    Character     60
  162.    16  COMMENT2    Character     60
  163.    17  CATEGORY    Numeric        8è   18  PRIORITY    Numeric        4
  164.    19  REFERBY     Character     30
  165.    20  FIRST_DATE  Character     10
  166.  
  167. ** Total **                     415
  168.  
  169. Thσá numeriπ zi≡ codσ field≤ dro≡ leadinτ zeros¼á whilσ thσ characte≥á one≤ ì
  170. adΣ theφ back.
  171.  
  172. Iµá yo⌡á invokσ thσ Selectioε Criteriß Men⌡ iε optioε 1¼á theε thσá prograφ ì
  173. wil∞á asδ yo⌡ iµ yo⌡ wisΦ t∩ outpu⌠ froφ thσ Clien⌠ o≥ Activit∙á file«á  Iµ ì
  174. yo⌡ selec⌠ thσ latter¼ theε thi≤ filσ i≤ outputted:
  175.  
  176.  
  177. Field  Field Name  Type       Width    Dec
  178.     1  SEX         Character     19
  179.     2  FNAME       Character     20
  180.     3  LNAME       Character     20
  181.     4  PROSPECT    Character     40
  182.     5  ADDRESS1    Character     30
  183.     6  ADDRESS2    Character     30
  184.     7  CITY        Character     30
  185.     8  STATE       Character      2
  186.     9  ZIP         Numeric        5
  187.    10  ZIP_CH      Character      5
  188.    11  PHONE_1     Character     13
  189.    12  COMMENT1    Character    200
  190.    13  CATEGORY    Numeric        8
  191.    1┤  CALLBAC╦    Characte≥     1░ 
  192.    15  FIRST_DATE  Character     10
  193. ** Total **                     443
  194.  
  195.  
  196. Observσ tha⌠ ß callbacδ datσ appear≤ iµ an∙ onl∙ iµ yo⌡ havσ entereΣ ß datσ ì
  197. othe≥á thaεá '01/01/1901ºá iε thσ Callbacδ fielΣ oµá thσá activit∙á record«   ì
  198. Wheneve≥á thσá prograφá see≤á '01/01/1901º iε thσá callbacδá fielΣá oµá thσ ì
  199. activity¼á theεá i⌠ assume≤ tha⌠ yo⌡ havσ n∩ callbacδ anΣ doe≤á no⌠á outpu⌠ ì
  200. anythinτ int∩ fielΣ 1┤ above«  
  201.  
  202. Notσá als∩á tha⌠ FIRST_DAT┼ i≤ thσ datσ wheε thi≤ recorΣ wa≤ firs⌠á entereΣ ì
  203. int∩ thσ program.
  204.  
  205.  
  206.                                ==============
  207.                                |  OPTION 5: |
  208.                                ==============
  209.                5)  Output records to Microsoft [TM] Word 4.0
  210.  
  211.               [outputs into a 12 field, comma delimited file]
  212.  
  213.                              fields outputted:
  214.              SEX, FNAME, GREETING, LNAME, PROSPECT, ADDRESS1, 
  215.                  ADDRESS2, CITY, STATE, ZIP, ZIP4, PHONE1
  216.  
  217. èThis  option is used to get data from the client file and output it to  a ì
  218. data file that can be used by the merge feature in Word 4.0..
  219.  
  220. Your Word 4.0 letter will contain merge variables of the form:
  221.  
  222.                                   <<SEX>>
  223.                                  <<FNAME>>
  224.                                <<GREETING>>
  225.                                  <<LNAME>>
  226.                                <<PROSPECT>>
  227.  
  228. and  so on.   These merge variables are identified in the '.DEF' or  header ì
  229. file created by the program.   These symbols,  "<<" and ">>", are formed by ì
  230. holding down the <ALT> key and typing 174 or 175.
  231.  
  232.  
  233. At  the  top of your Word 4.0 letter,  you will have this command  (if  you ì
  234. select 'TEST' as the file name for outputting your data in option 5):
  235.  
  236. <<DATA TEST.DEF, TEST.DAT>>
  237.  
  238. This  tells Word 4.0 to look into TEST.DEF for the header or identification ì
  239. of fields used; and to pull in TEST.DAT for the data.
  240.  
  241. TEST.DAT is a 'comma delimited, ASCII file'.  It contains all data that you ì
  242. want  to read into Word 4.0.   It is formatted sequential  file,  with  all ì
  243. fields in quotes and separated by commas. 
  244.  
  245.  
  246.                                ==============
  247.                                |  OPTION 6: |
  248.                                ==============
  249.  
  250. This option will append records directly to the SBT [TM] customer file.
  251.       
  252.   
  253.                                ==============
  254.                                |  OPTION 7: |
  255.                                ==============
  256.  
  257. This  option  will append records directly to the SourceMate [TM]  customer ì
  258. file.
  259.   
  260.                                ==============
  261.                                |  OPTION 8: |
  262.                                ==============
  263.  
  264.                         Import data from ASCII file:
  265.  
  266.    Create an ASCII "comma delimited" file with these 12 fields:
  267.  
  268.    First name     <== up to 20 characters
  269.    Last name      <== up to 20 characters
  270.    Company name   <== up to 40 characters
  271.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address è   Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  272.                       'Suite 214'
  273.    City           <== up to 30 characters
  274.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  275.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  276.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  277.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  278.                       in this form:  (214)690-6017
  279.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  280.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  281.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  282.  
  283.    Option  8 will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  284.    sure that your file has that name.
  285.  
  286.    Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  287.  
  288.  
  289.    "John D.","Cauble, Jr.","Accounting & Tax Service","11056 Shady Trail",
  290.       "Suite 101","Dallas","TX","75229","0234","(214)357-5454","SIC=4303",""
  291.  
  292.  
  293.    Observe  that  "Suite  101"  would normally follow after  "11056  Shady ì
  294.    Trail"  on  one continuous line.   Here the record is broken  into  two ì
  295.    lines only for purposes of showing you how it looks.
  296.   
  297.                                ==============
  298.                                |  OPTION 9: |
  299.                                ==============
  300.  
  301.                         Import data from ASCII file:
  302.  
  303.    Create an ASCII "comma delimited" file with these 13 fields:
  304.  
  305.    First name     <== up to 20 characters
  306.    Last name      <== up to 20 characters
  307.    Company name   <== up to 40 characters
  308.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address 
  309.    Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  310.                       'Suite 214'
  311.    City           <== up to 30 characters
  312.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  313.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  314.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  315.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  316.                       in this form:  (214)690-6017
  317.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  318.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  319.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  320.    Revenue/Expense<== Any value entered here will cause a corresponding 
  321.                       first record in the Activity file to be created.
  322.  
  323.    Option  9 will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  324.    sure that your file has that name. 
  325. è   Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  326.  
  327.  
  328.    "John D.","Cauble, Jr.","Accounting & Tax Service","11056 Shady Trail",
  329.       "Suite 101","Dallas","TX","75229","0234","(214)357-5454",
  330.       "SIC=4303","Mr.","5412.43"
  331.  
  332.  
  333.    Observe  that  "Suite 101"  would normally follow  after  "11056  Shady ì
  334.    Trail"  on  one continuous line.   Here the record is broken  into  two ì
  335.    lines  only  for  purposes of showing you how it looks.   You  are  not ì
  336.    required  to enter a value for the Revenue/Expense field.   If you  do, ì
  337.    then  the  program will create a corresponding record in  the  activity ì
  338.    file.  
  339.  
  340.    One application of this would be if you are bringing in records from an ì
  341.    Accounts Receivable file, with an amount owed for each debtor. 
  342.  
  343.  
  344.                                ==============
  345.                                |  OPTION A: |
  346.                                ==============
  347.  
  348.         "A)  Select date range [works with #2,3,4,5 B and D only]"
  349.  
  350.  
  351. Option  A is to change the start or stop date on the options to  Import  or ì
  352. Output Data.  It defaults to these dates:
  353.  
  354.    START DATE :'01/01/1901'
  355.    STOP DATE  :'12/12/2999'
  356.  
  357. Note  that this date range selection will work only with selections #2,  3, ì
  358. 4, and 5 on this menu.
  359.  
  360.  
  361.  
  362.                                ==============
  363.                                |  OPTION B: |
  364.                                ==============
  365.  
  366.                    B)  Output records to WordPerfect[TM] 
  367.             [outputs into a 17 field, CONTROL-R delimited file]
  368.  
  369.                              fields outputted:
  370.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  371.        ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2,CATEGORY,PRIORITY,REFERBY
  372.  
  373. The  .SF  file  is the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  374. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R, and each record is ì
  375. delimited with CONTROL-E.]
  376.  
  377. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  378. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  379. save the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary  File' ìèwill be usable for purposes of mail merging.
  380.  
  381.                            [Similar to option 3]
  382.  
  383.  
  384.  
  385.                                ==============
  386.                                |  OPTION C: |
  387.                                ==============
  388.  
  389.   
  390.                        Import data from ASCII file:
  391.  
  392.        Create an ASCII "comma delimited" file with these 24 fields:
  393.                    [Bring data into Client Detail File]
  394.  
  395.    First name     <== up to 20 characters
  396.    Last name      <== up to 20 characters
  397.    Company name   <== up to 40 characters
  398.    Address 1      <== up to 30 characters, first line of address 
  399.    Address 2      <== up to 30 characters, 2nd line, if any, such as 
  400.                       'Suite 214'
  401.    City           <== up to 30 characters
  402.    State          <== two character state, if U.S.A.; else leave blank
  403.    Zip            <== U.S.A. Zip code, 5 characters
  404.    Zip4           <== U.S.A. Supplemental Zip code, 4 characters
  405.    Phone          <== 13 character, if .U.S.A. or Canada. Must be
  406.                       in this form:  (214)690-6017
  407.                       Observe character 1 is '(', 5 is ')', and 9 is '-'
  408.    Comment1       <== any comment, up to 60 characters
  409.    Sex ID         <== if used, such as 'Dr.', 'Captain', or 'Reverend'
  410.    Detail 1       <== up to 20 characters, placed into Client Detail File,
  411.                        field one.
  412.    Detail 2       <== up to 20 characters
  413.    Detail 3       <== up to 20 characters
  414.    Detail 4       <== up to 20 characters
  415.    Detail 5       <== up to 20 characters
  416.    Detail 6       <== up to 20 characters
  417.    Detail 7       <== up to 20 characters
  418.    Detail 8       <== up to 20 characters
  419.    Detail 9       <== up to 20 characters
  420.    Detail 10      <== up to 20 characters
  421.    Detail 11      <== up to 20 characters
  422.    Detail 12      <== up to 20 characters
  423.       
  424.  
  425.    Option  C will import from an ASCII file  named:  'AIMPORT.TXT'.   Make ì
  426.    sure that your file has that name.
  427.  
  428.    Observe below one record in the ASCII "comma delimited" format:
  429.  
  430.  
  431. "Alyce","Fisher","P.O. BOX","2116 E. Arapaho","P.O. Box 3823","Richardson",
  432. "TX","75081","0433","(214)783-8581",
  433. "they currently have an 8bit system, written in compiled",è"Mr.","DET1","DET2","DET3","DET4","DET5","DET6","DET7","DET8",
  434. "DET9","DET10","DET11","DET12"
  435.  
  436.  
  437. Observe that this record would normally be on one continuous line,  but  is ì
  438. here broken into five lines only for purposes of showing you how it looks.
  439.   
  440.  
  441.  
  442.                                ==============
  443.                                |  OPTION D: |
  444.                                ==============
  445.  
  446.                    D)  Output records to WordPerfect[TM] 
  447.             [outputs into a 19 field, CONTROL-R delimited file]
  448.  
  449.                              fields outputted:
  450.       SEX,FNAME,GREETING,LNAME,PROSPECT,ADDRESS1,ADDRESS2,CITY,STATE
  451.        ZIP,ZIP4,PHONE-1,COMMENT1,COMMENT2,CATEGORY,PRIORITY,REFERBY
  452.                                 DATE,AMOUNT
  453.  
  454. The  .SF  file  is the 'Secondary File' that  WordPerfect  uses  for  merge ì
  455. letters,   where each field is delimited with CONTROL-R, and each record is ì
  456. delimited with CONTROL-E.]
  457.  
  458. Be  sure to retrieve the 'Secondary File' into WordPerfect,  at which  time ì
  459. WordPerfect will insert its printer codes.  Then, while inside WordPerfect, ì
  460. save  the file under that same name.   At this point,  the 'Secondary File' ì
  461. will be usable for purposes of mail merging.
  462.  
  463. 'DATE'  is the date of original entry into the program.   'AMOUNT'  is  the ì
  464. revenue/expense item.
  465.  
  466.                            [Similar to option 3]
  467.  
  468.  
  469.  
  470.                                ==============
  471.                                |  OPTION E: |
  472.                                ==============
  473.  
  474.                        "E)  Dun's [TM] ASCII import" 
  475.  
  476. Dun's  Marketing  Services  [TM]  offers an  outstanding  database  inquiry ì
  477. service  for sales and marketing professionals called Dun's  Direct  Access ì
  478. [TM]. For more information on their offerings, please call:
  479.  
  480. Dun's Marketing Services
  481. Three Sylvan Way
  482. Parsippany, NJ  07054  -3896
  483.  
  484. (800)624-5669
  485. (201)605-6424 
  486.  
  487. Within  their  system,  Dun's  [TM] offers an 'ASCII  Fixed  Field'  output ìèoption.   For  every  record  you  request,  Dun's  [TM]  will  output  203 ì
  488. characters or columns into a 'TXT' file.  
  489.  
  490. Once option E identifies the presence of 'DUNS.TXT',  then this program will ì
  491. import all of its fields correctly.
  492.  
  493. Dun's [TM] outputs its fields in this form:
  494.  
  495.  
  496. Field  Field Name  Type       Width     Columns
  497.     1  FNAME       Character     13      1  - 13
  498.     2  LNAME       Character     15      14 - 28
  499.     3  PROSPECT    Character     30      29 - 58
  500.     4  ADDRESS1    Character     25      59 - 83
  501.     5  ADDRESS2    Character     25      84 - 108
  502.     6  CITY        Character     20     109 - 128
  503.     7  STATE       Character      2     129 - 130
  504.     8  ZIP         Character      5     131 - 135
  505.     9  ZIP 4       Character      4     136 - 139
  506.    10  MISC        Character      4     140 - 143
  507.    11  PHONE       Character     10     144 - 153
  508.    12  BUSINESS    Character     19     154 - 172
  509.    13  MISC1       Character      1     173 - 173
  510.    14  TITLE       Character     30     174 - 203
  511.  
  512.  
  513. Note that ADDRESS2,  if used, is their representation of a mailing address.  ì
  514. This  information  is  moved into the incoming comment field  since  it  is ì
  515. incomplete as outputted in their 'TXT' file.  The zip code that accompanies ì
  516. their  ADDRESS2  is  retained internally in the Dun's  Direct  Access  [TM] ì
  517. system  and displayed during their queries,  but is not outputted in  their ì
  518. ASCII format.
  519.  
  520. 'MISC' and 'MISC1' are ignored  when option E imports the data.
  521.  
  522. To  see  an actual example of their data,  observe 'SAMPLDUN.TXT'  in  this ì
  523. subdirectory.  As you exit this program, please invoke:
  524.  
  525.              LIST SAMPLDUN.TXT  <=============  You enter this
  526.  
  527.  
  528.                       =====  Logic of "ATTN:"  =====
  529.  
  530. When  option  E senses a value in the TITLE field,  it attempts to place  a ì
  531. value into Address 2 of the incoming record, applying this logic:
  532.  
  533.     1)   If  between 1 and 24 characters,  the entire TITLE is  placed ì
  534.     into Address 2 in this form:
  535.  
  536.                               ATTN:President
  537.  
  538.  
  539.     2)  If  between 25 and 28 characters,  it places  this  text  into ì
  540.     Address 2:
  541. è                        [Directory of Student Svcs]
  542.  
  543.     3)  If greater than 28 characters,  this phrase appears in Comment ì
  544.     1:
  545.  
  546.                    Title=Directory of Corporate Planning
  547.  
  548.     
  549. Dun's  [TM]  and  Dun's  Direct Access [TM] are trademarks  of  The  Dun  & ì
  550. Bradstreet  Corporation.   All sample data contained in  'SAMPLDUN.TXT'  is ì
  551. property of The Dun & Bradstreet Corporation.
  552.